Espos handleiding

Werken met spaarpunten, spaarpunten kunnen op 3 verschillende manieren worden toegekend:

* Per klant besteding
* Bij elk verkocht artikel
* Per artikelgroep

De waarde van een spaarpunt wordt bepaald in het artikel ‘spaar’ deze vind u terug in de artikellijst onder “speciaal”.

Spaarpunten toekennen, de meest gebruikte optie is spaarpunten toekennen aan de hand van besteding. Bijvoorbeeld elke €10 is één spaarpunt toekennen aan de klant.

Instellen van spaarpunten over het totaal bedrag:
Ga naar instellingen / artikelgroepen. Kies toevoegen. En vul in “spaarpunten-totaal” vervolgens geef aan over welk bedrag en hoeveel spaarpunten.

Het saldo van de spaarpunten is bij elke klant terug te zien. Ga naar klanten F2 en dubbelklik op een klant.

Het saldo van de spaarpunten kan ook getoond worden in het kassavenster (handig tijdens afreken zodat u op de hoogte bent van het saldo van de klant)

Ga naar instellingen / constanten 2 / tab klanten.
Vul het veld onder “tekst op het afrekenscherm” in met de tekst: Aantal spaarpunten [sp]
kies ook een kleur en grootte van de letters.

Hieronder het resultaat van het saldo (spaarpunten) in het kassavenster:

Er zijn ook nog andere opties om spaarpunten toe te kennen aan de klant.

Spaarpunten per artikel:
Zie het veld spaarpunten in het artikel, elke keer als het artikel wordt afgerekend worden die spaarpunten toegekend.

Spaarpunten per artikelgroep is ook een mogelijkheid:

Ga naar instellingen / artikelgroepen en vul per artikelgroep de velden in.

Spaarpunten tonen op de bon:

Het saldo van de spaarpunten kan ook getoond worden op de kassabon. ga naar instellingen  / bon instellingen, zie tabblad “voetregels” vul in bij spaarpunten: Saldo spaarpunten: [sp]

Ja u kunt met een wachtwoord werken. Er kan 1 wachtwoord ingesteld worden en er kunnen bepaalde rechten worden aangegeven (instellingen / constanten 1 / tab algemeen 2).

Zodra het wachtwoord is in gesteld word er in het vervolg tijdens het opstarten van de software gevraagd om een wachtwoord, is er geen kennis van het wachtwoord dan kan er geklikt worden op annuleren of de enter toets en komt u in een beperkte omgeving.

Wordt er ingelogd met een juist wachtwoord dan zijn er geen beperkingen.

(Alles wat aangevinkt wordt in de ”wijzigen rechten” mag WEL in de beperkte omgeving)

Het programma komt standaard tijdens het afsluiten met een venster waarin gevraagd wordt of u een back-up wilt maken. U kunt akkoord aanvinken, op dat moment wordt er gezocht naar een USB stick of externe schijf om de back-up op te slaan.

Heeft u liever een back-up naar de cloud of een andere locatie bijvoorbeeld een server? Ga dan naar instellingen / constanten 2 / tab gegevens veiligstellen back-up. Vul hier een standaard back-up locatie in, tijdens het afsluiten wordt de back-up naar de opgegeven locatie gestuurd.

“data” staat standaard aangevinkt zodat er weinig ruimte nodig is voor de backup, er wordt alleen een backup gemaakt van de data plus instellingen dit is voldoende.

Er zijn hiervoor twee mogelijkheden, mede afhankelijk welke soort back-up u heeft namelijk ”compleet” of alleen ”’data”.

Bij een back-up van het hele programma (compleet) kunt u het back-up bestand uitpakken en de map plaatsen op uw C:schijf, u dient alleen nog even via de map naar het opstart bestand te gaan espos.exe.

Bij een back-up met alleen de data dient u de update opnieuw te installeren, vervolgens gaat u naar het back-up bestand toe en kopieert alle bestanden, ga nu terug naar de installatie op de c:schijf en vervang alle bestanden onder de map data voor de bestanden uit de back-up. U kunt het programma nu starten door naar het opstart bestand espos.exe te gaan.

Ga naar instellingen / constanten 1 / tab “btw”. U kunt hier aangeven btw bedragen incl of excl.

Als er een product retour geboekt moet worden kunt u naar de kassa gaan (F12) het retour product aanslaan met als aantal – … (min), vervolgens klikt u op contant (als u het retour bedrag contant teruggeeft). Voorraden en omzet worden op deze manier correct terug geboekt.

Een logo toevoegen is mogelijk voor factuur (a4) dit kunt u instellen via instellingen / factuur instellingen / tab kop.
U dient het logo bestand toegevoegd te hebben aan de map ”data” (de map data staat in de hoofdmap van het programma op de C schijf)

Een logo op een contant bon toevoegen kan ook maar dient ingesteld te worden in de bonnen printer. Ga in Windows naar apparaten en printers, rechtermuisknop op de bonnen printer, kies eigenschappen, kies voorkeur instellingen (vanaf dit moment is het afhankelijk van het type printer waar het logo ingesteld kan worden)

De omzet kan verwijderd worden door te gaan naar:
Instellingen / constanten 1 / tab ”speciaal” zie hier de knop ”verwijder alle bonnen en facturen” Let op alle bonnen en facturen worden verwijderd!

Door bovenstaande knop toe te passen wordt alle omzet geheel verwijderd. Het gaat alleen om de omzet, de rest van de gegevens blijven behouden (klanten / artikelen / etc)
Een enkele bon verwijderen is niet mogelijk.

Wilt u slechts één enkele bon aanpassen / wijzigen? Ga da naar de bonnen (F11) en selecteer de bon waar het omgaat en zie de knop “wijzigen”. De volledige bon komt nu terug in het kassavenster, u kunt nu aanpassingen verrichten. De bon wordt pas weer opgeslagen als u kiest voor factuur/pin of contant. Wilt u alle bon regels verwijderen (een lege bon) zorg dan dat er tenminste 1 lege bon regel instaat.

 

Ja dat kan. Ga naar bonnen F11, selecteer de bon die u wilt aanpassen klik vervolgens op de knop wijzigen bon.
(voor deze actie dient het kassa venster gesloten te zijn anders werkt de knop niet!)

U kunt de bon nu aanpassen in het kassavenster.

Er zijn meerdere mogelijkheden om de voorraad bij te werken.

1. De voorraad aanvullen / bijwerken kan via instellingen -> Artikelvoorraad bijwerken. Via deze instelling wordt er ook een ”log bestand” bijgehouden.

   

2. Ga naar artikelen (knop bovenin het scherm) en dubbelklik op het artikel die u wilt aanpassen, pas de voorraad aan.

   

 

Bij de shop in shop versie wordt er gewerkt met artikelgroepen die gebruikt worden voor één specifieke huurder. Elke huurder heeft zijn eigen artikelgroep.
Vervolgens kunnen er verschillende artikels aan die artikelgroep gekoppeld worden.

Mocht u een omzet overzicht willen van alleen één specifieke artikelgroep dan kunt u opvragen via “omzet” / Exporteren facturen en bonregels.

Klik op wijzigen of maak een nieuwe export aan door toevoegen te kiezen. Geef aan welke artikelgroep u wilt exporteren gevolgd door OK.
(Zie ook de knop ”standaard” zodat alle standaard kolommen ge-exporteert worden, voor specifieke kolommen kies tabblad velden)

Kies nu exporteren, maak een keuze uit Excel of de gratis versie openoffice (let op open office dient wel aangevinkt te zijn bij instellingen / constanten 2) en klik op OK.

Om uw voorraden te tellen en te vergelijken kan het handig zijn een export te maken uit het programma.
Ga naar artikelen, kies exporteren kies voor excel of openoffice (gebruikt u open office dan dient dit ook aangevinkt te zijn in het programma, instellingen / constanten 2)

De waarde van uw voorraad kan gemakkelijk opgevraagd worden via “afdrukken actuele voorraad”.
Let op er dient dan wel een inkoopprijs te zijn opgegeven in het artikel en tevens dient de voorraad ingevuld te zijn!

Onze software draait op alle Windowssystemen behalve smartphones. Dus een Windows kassasysteem, desktop, laptop, tablet & server is mogelijk.
Waar u wel even op moet letten is de beeldresolutie van het systeem deze moet minimaal 1024×600 aankunnen. Tevens is het belangrijk dat bonprinters een USB aansluiting hebben.

 

Het programma kunt u updaten via de knop boven in het programma.
Let op: Er is niet altijd een update beschikbaar

Ziet u geen knop maar u wilt wel updaten? Dan kunt u deze per e-mail van ons ontvangen:

Mocht er sprake zijn van een btw verhoging dan is dit gemakkelijk aan te passen via instellingen / constanten 1 / tab ”btw”, kies toevoegen en geef een begin en eventueel einddatum op.

Het komt geregeld voor dat na een Windows update printers niet meer werken. Dit kan in de meeste gevallen de volgende twee oorzaken hebben:

* Er is geen standaard printer meer geselecteerd. Ga in Windows naar het configuratiescherm/apparaten en printers. Klik met de rechtermuisknop op een printer en kies standaard. In Windows 10 is het overigens niet nodig om een standaard printer te hebben geselecteerd dit gaat namelijk automatisch.

* De poort van de printer is opeens gewijzigd zet deze terug naar de juiste poort (USB). Ga in Windows naar het configuratiescherm/apparaten en printers. Klik met de rechtermuisknop op de bon printer en kies eigenschappen, klik op het tabblad poorten en kies hier de juiste USB poort.

Ga naar de kassa (F10) zie daar twee checkboxen, door deze aan te vinken kunt u ”groep knoppen” toevoegen en ”snel knoppen”. Aan een snelknop kunt u een artikel koppelen.
Een snelknop is een knop die een artikel oproept uit de artikellijst (Snelkoppeling naar artikel). In het artikel wordt de omschrijving, prijs etc bepaald.

Prijs wijzigingen kunnen op twee manieren worden aangepast:
(Let op, maak altijd eerst een back-up alvorens u grote wijzigen doorvoert!)

• Per artikel in de artikel lijst
• Per artikelgroep (instellingen / constanten 1 / tab speciaal, wijzigen prijzen artikelen)
• Per leverancier  (instellingen / constanten 1 / tab speciaal, wijzigen prijzen artikelen)

Klanten exporteren uit het programma kan via klanten (F2) kies de knop export. Kies voor excel of open office (het gratis kantoorpakket)

Klanten importeren kan via instellingen / constanten 1 / tab speciaal. Let op!! Wanneer u klanten importeert wordt het huidige klanten bestand overschreven!!
(Bij een artikel import wordt er niet overschreven)

Ja dat kan ga naar instellingen / constanten 1 / tab speciaal, kies artikelen importeren, kies toevoegen en vul alle benodigde velden in of kies onderaan in het venster ”standaard import” als het om een excel gaat die eerder uit het programma is geexporteert, kies alleen nog het juiste opgeslagen excel bestand.

Daarvoor gaat u naar instellingen / constanten 1 / tab “algemeen”. U kunt hier uw unieke bedrijfs-id en wachtwoord invullen.

 

Als u het correct heeft ingevoerd, komt er een ”i” teken tevoorschijn zoals bij de volgende afbeelding: 

Zodra er een update beschikbaar is kunt u daarop klikken en heel eenvoudig updaten.

Ga naar instellingen / constanten 1 / tab “btw” daar klikt u op toevoegen.

Hier kunt u zelf invullen vanaf welke datum het btw-tarief ingaat (in dit geval 01-01-2019). Bij ”Btw Hoog” vult u 21,00 in en bij ”Btw Laag” 9,00. Einddatum is niet verplicht in te vullen. Zodra u klaar bent klikt u op ”OK”

Ga hiervoor naar instellingen / constanten 1 / tab “speciaal” en dan naar ”Wijzigen Prijzen Artikelen”.

Zodra u op ”Wijzigen Prijzen Artikelen” klikt komt de volgende afbeelding tevoorschijn:

Als u voor alle artikelen de prijs wilt verhogen kunt u een bepaalde percentage of een hoeveelheid Euro’s kiezen waarmee u de prijs verhoogd. U kunt ze niet beide invullen. Gaat het om een specifieke groep en/of leverancier? Dan kunt u die bovenaan selecteren.

Wanneer u de software op een nieuwe computer wilt zetten is dit heel gemakkelijk en kan dit door simpel weg de complete software map te kopiëren (arjsoftware of usefulsoftware)

1. Ga naar de C schijf van u huidige (oude computer) zie daar de map arjsoftware of usefulsoftware. Kopieer deze map naar bijvoorbeeld een USB stick.

2. Kopieer de map arjsoftware of usefulsoftware van de USB stick naar de C schijf van de nieuwe computer.

3. Maak nu een snelkoppeling aan door te gaan naar de C schijf en te klikken op de map arjsoftware of usefulsoftware en door te klikken totdat u allemaal bestanden en mappen ziet, er staat ook een bestandje tussen “espos.exe” (het opstart bestand) klik daar met de rechtermuisknop en kies kopiëren naar bureaublad.

4. Gebruikt u ook de agenda functie dan kan het nodig zijn een aanvullend bestandje te installeren download dat bestand HIER en installeer.

5. U kunt nu de software starten vanaf de snelkoppeling van uw bureaublad. Alle gegevens van de oude computer staan nu op de nieuwe.

6. Aangezien dit een nieuwe computer is, staan waarschijnlijk uw instellingen naar uw (bon)printer niet meer juist.

7. Installeer uw hardware (randapparatuur) op de nieuwe computer.

8. Ga naar instellingen, constanten1, afdrukken en vul de gegevens van uw (bon)printer in

Klik hier om een video te bekijken van bovenstaande uitleg.

Een barcode is niets anders dan een lettertype.

Wanneer u cijfers ziet in plaats van een barcode bij het printen van een label heeft u niet het juiste lettertype geïnstalleerd.

Het lettertype “barcode” installeert u op de volgende manier:

Open de verkenner en open de map van de kassasoftware
(c:\arjsoftware\software óf c:\usefulsoftware\espos)
In deze map zoekt u naar :

3OF9_NEW
DS-DIGI
DS-DIGIB
Ean-13b
Ean-13bh

U klikt met rechts op het eerste bestand en daarna met links op “installeren”
Dit doet u met alle 5 vermeldde bestanden hierboven.

Het lettertype “barcode” is nu geïnstalleerd.

Een tegoed bon aanmaken is mogelijk, hiervoor dienen er wel een aantal zaken te zijn ingesteld (Het kan overigens ook zijn dat de tegoed bon knop al aanwezig is afhankelijk van het moment van aankoop, zie het kassavenster F10)

Het aanmaken van de tegoed bon knoppen begint door eerst een artikelgroep aan te maken “tegoed bon” ga naar instellingen / artikelgroepen, kies toevoegen.

De artikelgroep is aangemaakt, ga nu naar artikelen en maak een artikel aan door te klikken op toevoegen:

Klik op “speciaal” in het artikel.

Vink aan “korting btw check” gevolgd door OK. Het artikel voor het uitgeven van een tegoed bon is nu aangemaakt. We gaan nu het inname artikel voor de tegoed bon aanmaken.

We maken nog een artikel aan, de instellingen zijn precies hetzelfde als het zojuist aangemaakte tegoed bon artikel, het verschil zit in de omschrijving en als extra aanvinken “negatief”

Vergeet niet om in dit artikel bovenin nog te klikken op het tabblad “speciaal” en aan te vinken “btw check” (zodoende neemt het artikel de btw over van de retour artikelen)

Er zijn nu twee artikels aangemaakt: tegoed bon waarde en tegoed bon inname.

Nu gaan we nog knoppen aanmaken in het kassavenster, we gaan naar de kassa F10. En klikken op een groep waar we de knop willen plaatsen en vinken de checkbox aan.

Klik op een “vrije snelknop” en kies het artikel die u wilt koppelen aan de knop, in dit geval (voorbeeld) artikel 31 de tegoed bon.

Herhaal dit ook voor het andere artikel namelijk de tegoed bon inname.

As de beide knoppen zijn aangemaakt kunnen ze gebruikt worden, we geven hieronder een voorbeeld
Artikel 25 een blouse wordt terug gebracht door de klant, u slaat artikel 25 aan en let op u kiest voor aantal -1 zodat het item terug geboekt wordt naar de voorraad. Vervolgens gaan we het tegoed artikel gebruiken (knop) lees verder hieronder.

We maken nu gebruik van de aangemaakte snelknop “tegoed bon uitgifte” en vullen als bedrag het bedrag in van het artikel. Het totaal bedrag van de bon dient uit te komen op 0. De bon wordt aangemaakt en kan worden meegegeven aan de klant.

Hoe werkt de inname van de tegoed bon? Hieronder een voorbeeld. Een klant koopt artikel 21 een blouse van: €150 en wil graag de tegoed bon gebruiken. Klik op de knop tegoed bon inname en vul het tegoed bedrag in, dit bedrag wordt dan in mindering gebracht van het totaal.

Voorbeeld: het tegoed laten we zeggen 109.95 is meer dan de aankoop, pas dan opnieuw de tegoed bon uitgifte knop toe en vul het restant bedrag in zodat er tegoed over blijft voor een ander moment

E-mailen vanuit het programma?
(Zorg dat email juist is ingesteld bij instellingen / constanten 1 / tab email sms)

Het programma maakt gebruik van “standaard emails” deze standaard mails kunt u aanmaken via instellingen / standaard email/sms.

Vanaf versie 4.35 kan er gebruikt worden gemaakt van extra zoekopties in het artikelbestand vanuit het kassavenster! De snelknoppen in de kassa kunnen nu ook worden ingezet als zoekknop:

De email functie instellen ga naar instellingen / constanten 1 / tab email:

Er zijn verschillende manieren voor het instellen van je email.
De meest makkelijke (als u niet heel veel gebruik maakt van email) is:

1. U maakt gebruik van uw internet provider, vul in bij smtp uw internet provider stel u heeft internet van ziggo dan vult u in smtp.ziggo.nl

Smtp server: smtp.ziggo.nl
Voor de poort kiest u: 25
Email van: hier toets je de bedrijfsnaam in en het email adres tussen haakjes < > bijvoorbeeld: Uw bedrijfsnaam
Antwoord naar: test@gmail.com

Wanneer de email op deze manier wordt ingesteld hoeft u verder niks in te vullen!

2. U maakt gebruik van een andere smtp  provider.
Vul dan de volgende velden allemaal in:

Zie onderaan deze pagina een aantal SMTP provider met de gegevens.

Provider

Uitgaande mail (SMTP server)

Login gegevens

Caiway ( .NL adressen ).nl-adres: Een e-mailadres dat eindigt op @caiway.nl, @kabelfoon.nl of @caiw.nl			smtp.caiway.nl verificatie: ja versleuteling: STARTTLS Poort: 587 Indien niet mogelijk: SSL poort: 465	Gebruikersnaam van caiway en het wachtwoord van caiway.
Caiway ( .NET adressen).net-adres: Een e-mailadres dat eindigt op @caiway.net, @kabelfoon.net of @caiw.net			smtp.caiway.NET verificatie: ja versleuteling: STARTTLS Poort: 587 Indien niet mogelijk: SSL poort: 465	uw volledig e-mail adres het wachtwoord dat bij dit mailadres hoort.
GMAIL			SMTP.gmail.com poort 587 versleuteling: SSL of TLS	gmail e-mail adres en wachtwoord gebruiken
Kabeltex (Alleen klanten Texel!)			SMTP.texel.com poort: 25 versleteling: geen
KPN			SMTP.kpnmail.nl poort: 587 versleuteling: TLS of SSL	KPN e-mailadres en wachtwoord gebruiken
KPN zakelijk			smtp.office365.com poort: 5897 versleuteling: SSL/TLS	Gebruikersnaam en wachtwoord van e-mail
Office 365			SMTP.office365.com poort – 587 versleuteling: STARTTLS
Online			smtp.online.nl poort: 25 versleuteling: geen	E-mailadres en mailwachtwoord
Solcon			Mail.solcon.nl poort 25 (geen versleuteling) poort 587 versleuteling STARTTLS	gebruikersnaam en wachtwoord van uw mail
Strato			smtp.strato.com of smtp.strato.de poort: 465 versleuteling: SSL/TLS
Tele2			SMTP.tele2.nl poort 587 versleuteling	uw gebruikersnaam en wachtwoord van tele2 e-mail
Telfort Tiscali 12move			SMTP,telfort.nl poort 587 versleuteling: SSL	e-mail adres van telfort of de andere (overgenomen) providers en uw wachtwoord van deze mail.
Telfortglasvezel SMSnet Lijbrandt.nl			SMTP.telfortglasvezel.nl poort 587 versleuteling: SSL	e-mailadre van Telfort glasvezel en het wachtwoord hiervan.
T-Mobile Thuis			smtp.t-mobilethuis.nl poort: 587 versleuteling: automatisch	Volledit e-mailadres van t-mobilethuis.nl en wachtwoord
TransIP			smtp.transip.email Poort: 465 SSL: ingeschakeld	Gebruikersnaam: je e-mailadres Wachtwoord: het wachtwoord dat je voor dit e-mailadres hebt ingesteld
Versatel			SMTP.versatel.nl poort 25 versleuteling: geen
Vodafone (onderdeel van Ziggo)			smtp.ziggo.nl poort 587 versleuteling: STARTTLS, TLS OF SSL verrificatie: ja	Volledige e-mail adres wachtwoord van je mailadres
Wolkmail ( www.wolkmail.nl)			bij voorkeur: gebruik kerio connect! of smtp.wolkmail.nl poort: 587 versleuteling: SSL/TLS/STARTTLS	emailadres en bijbehorend wachtwoord
XS4ALL			SMTP.xs4all.nl poort 465 versleuteling SSL/TLS – STARTTLS (poort 587)	Login naam: uw xs4all e-mailadres Wachtwoord: uw mail wachtwoord
Ziggo Quicknet Home.nl Casema Upcmail UPC Chello a2000l Allen maken gebruik van dezelfde instellingen			smtp.ziggo.nl poort 587 versleuteling: STARTTLS, TLS OF SSL verrificatie: ja	Volledige e-mail adres + wachtwoord van je mailadres