In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de e-mailinstellingen in Espos configureert.
Deze instellingen zijn nodig om vanuit het programma e-mails te kunnen versturen, bijvoorbeeld voor:
- het versturen van facturen
- het versturen van offertes
- het versturen van klantberichten
- het gebruik van standaard e-mails
- functies zoals Scan & Send
Wanneer de e-mailinstellingen niet correct zijn ingesteld, kunnen deze functies niet worden gebruikt.
Stap 1 – Open de e-mailinstellingen #
Ga naar:
Instellingen → Constanten 1
Klik vervolgens op het tabblad E-mail / SMS.
Hier kunt u de gegevens invoeren die nodig zijn om e-mails vanuit het programma te versturen.
Stap 2 – Bedrijfsgegevens en e-mailadressen invoeren #
Vul eerst de algemene gegevens in.
Bedrijfsnaam
Voer hier de naam van uw bedrijf in. Deze naam kan bijvoorbeeld worden gebruikt als afzendernaam in e-mails.
E-mail van
Dit is het afzenderadres dat zichtbaar is voor uw klanten wanneer zij een e-mail ontvangen vanuit het programma.
Voorbeeld:
info@uwbedrijf.nl
E-mail naar
Dit is het e-mailadres waar eventuele reacties of meldingen naartoe gestuurd kunnen worden.
In veel gevallen is dit hetzelfde adres als bij E-mail van.
Controleer altijd of de ingevulde e-mailadressen correct zijn.
Stap 3 – SMTP-gegevens invoeren #
In sommige gevallen worden bepaalde SMTP-gegevens automatisch door de software ingevuld omdat deze worden herkend. Controleer altijd of deze gegevens correct zijn. Worden ze niet automatisch ingevuld of blijken ze onjuist te zijn, vul deze gegevens dan handmatig in. Raadpleeg indien nodig uw e-mailprovider of hostingpartij voor de juiste instellingen.
Als de gegevens automatisch worden ingevuld, hoeft u meestal alleen nog uw wachtwoord in te voeren. Klik vervolgens op Test om te controleren of de verbinding werkt. Werkt alles correct? Klik dan op OK om de instellingen op te slaan.
⚠️ Let op: Het wachtwoord van uw e-mailaccount wordt nooit automatisch ingevuld. U moet dit altijd handmatig invoeren.
Volg onderstaande stappen wanneer de SMTP-gegevens niet automatisch zijn ingevuld of wanneer deze onjuist blijken te zijn:
SMTP-server
Vul het adres van uw SMTP-server in bij SMTP-server (bijvoorbeeld: smtp.uwdomein.nl of smtp.provider.nl).
Poortnummer en beveiligingstype
Vul het juiste poortnummer in bij Poort (meestal 465 voor SSL of 587 voor TLS).
Kies ook het juiste beveiligingstype (SSL of TLS) wanneer dit niet automatisch is ingevuld.
Inlognaam
Vul uw inlognaam in bij Inlognaam. Dit is meestal uw volledige e-mailadres. Neem bij twijfel contact op met uw e-mailprovider.
Wachtwoord
Vul het wachtwoord van uw e-mailaccount handmatig in bij Wachtwoord. Zonder dit wachtwoord kan de verbinding met de mailserver niet tot stand worden gebracht.
💡 Tip: Klik op het pictogram met de drie puntjes naast het invoerveld om het wachtwoord tijdelijk zichtbaar te maken. U kunt het wachtwoord ook plakken wanneer u dit eerder heeft gekopieerd.
Stap 4 – E-mailfunctionaliteit testen #
Nadat u de gegevens heeft ingevoerd, kunt u testen of de instellingen correct zijn.
- Vul bij Test e-mail uw eigen e-mailadres in.
- Klik op Test.
Wanneer de instellingen correct zijn, ontvangt u een testmail.
Klik daarna op OK om de instellingen op te slaan.
Problemen met e-mail verzenden #
Ontvangt u geen testmail of verschijnt er een foutmelding? Controleer dan het volgende:
- Is het e-mailadres correct ingevuld?
- Zijn de SMTP-server en poort correct?
- Is de gebruikersnaam het volledige e-mailadres?
- Is het wachtwoord correct?
Sommige e-mailproviders vereisen een app-wachtwoord of extra beveiliging.
Specifieke e-mailinstellingen #
Voor sommige e-mailproviders zijn aparte instellingen nodig.
Raadpleeg indien nodig de volgende handleidingen:
Deze artikelen bevatten de specifieke SMTP-instellingen voor deze providers.
Tip #
Controleer altijd of de testmail succesvol wordt verzonden voordat u functies gebruikt zoals:
- facturen mailen
- standaard e-mails versturen
- Scan & Send
Wanneer de e-mailinstellingen correct zijn ingesteld, werken deze functies automatisch.