Met de functie Scan & Send kunt u facturen en bonnen die in het kassasysteem worden aangemaakt automatisch – of handmatig op een later moment – naar een e-mailadres sturen.
Dit wordt vaak gebruikt voor de boekhouding. Veel boekhoudpakketten bieden namelijk een Scan & Herken mailbox waar facturen automatisch worden verwerkt.
Zo kunnen verkoopfacturen rechtstreeks vanuit het kassasysteem naar uw boekhouding worden gestuurd via e-mail.
Let op:
Naast Scan & Send zijn er ook rechtstreekse koppelingen beschikbaar met boekhoudpakketten, zoals SnelStart en e-Boekhouden. Daarbij worden gegevens direct gesynchroniseerd tussen het kassasysteem en het boekhoudpakket.
👉 Zie ook: Boekhouding en koppelingen
Systeemvereisten #
Om gebruik te maken van Scan & Send moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Uw softwareversie moet 4.76 of hoger zijn.
- Deze functie werkt niet op computers met Windows 7 of ouder.
⚠️ Belangrijk
Gebruikt u nog Windows 7? Dan kunt u de software niet updaten naar versie 4.76 of hoger.
Softwareversie controleren #
U kunt uw huidige softwareversie controleren in de bovenbalk van het programma.
Is uw versie verouderd? Klik dan op het blauwe i-icoon (Informatie). Onderaan ziet u of er een update beschikbaar is.
Stap 1 – Standaard e-mail aanmaken #
Maak eerst een standaard e-mail aan die gebruikt wordt om facturen naar de boekhouding te e-mailen.
Ga naar:
Instellingen → Standaard mail
Klik op Toevoegen.
Vul de volgende gegevens in:
Naam document
Mail boekhouding
Onderwerp
Mail boekhoudpakket
E-mailtekst
Beste,
Bijgaand vindt u een factuur die bestemd is voor verwerking in de administratie.
Met vriendelijke groet,
[Uw bedrijfsnaam]
Klik vervolgens op OK om de standaardmail op te slaan.
Stap 2 – Scan & Send inschakelen #
Ga naar:
Instellingen → Constanten 2 → Export boekhouden
Vul bij Alle facturen mailen naar het e-mailadres in van uw boekhoudpakket of administratiekantoor.
Dit is meestal het Scan & Herken-adres van uw boekhoudpakket.
Standaard e-mail selecteren #
Selecteer bij Standaard e-mail de eerder aangemaakte e-mail:
Mail boekhouding
Klik daarna op OK om de instellingen op te slaan.
Verzendopties Scan & Send #
Automatisch verzenden
Vink de optie Alle facturen en bonnen direct na het maken verzenden aan.
Facturen worden dan automatisch naar de boekhouding gestuurd.
Handmatig verzenden
Laat deze optie uitgevinkt wanneer u zelf het verzendmoment wilt bepalen.
U kunt facturen dan handmatig verzenden via Bonnen (F11) met de knop Facturen mailen naar de boekhouding.
Bonnen ook versturen
Wilt u ook pinbonnen en contantbonnen meesturen?
Vink dan de optie Ook de bonnen versturen aan.
Tip #
Controleer altijd of het ingevulde e-mailadres correct is en door uw boekhoudpakket wordt herkend.
Scan & Send gereed #
Scan & Send is nu ingesteld.
Nieuwe facturen kunnen automatisch of handmatig naar uw boekhoudpakket worden verstuurd.