Hulp op afstand

Verschil in dagtotalen? (kasboek)

Zie je een verschil in het kas­totaal bij de dagtotalen?
Dat kan verwarrend zijn, maar er zijn een paar duidelijke oorzaken én handige manieren om dit te controleren.

Natuurlijk kan het ook een daadwerkelijk verschil zijn, bijvoorbeeld door een telfout of een andere afwijking die per ongeluk is veroorzaakt.

✅ Vanaf versie 4.77 is een extra kolom toegevoegd (‘KB’) die je helpt een veelvoorkomende oorzaak te herkennen én snel op te lossen.

Mogelijke oorzaken van een verschil in het kastotaal #

  1. 🔁 Verkeerde volgorde bij kas-naar-bank boeking (kolom ‘KB’)
    • Je telt eerst de volledige kassalade en boekt daarna van kas naar bank
    • Of je boekt eerst, en telt daarna — terwijl je dat andersom gewend bent
      → Inconsistente volgorde zorgt voor een verschil

  2. 🧾 Factuur of bon met contante betaling op verkeerde datum
    • Een factuur of bon is contant betaald, maar de betaling is geboekt op een andere dag dan waarop het geld daadwerkelijk in de kas kwam of eruit ging.
      → Hierdoor klopt het kassaldo niet met de kasboekmutaties

🛠️ Controleer van kas naar bank (kolom ‘KB) (vanaf versie 4.77). #

  1. Ga naar Dagtotalen.
  2. Vergroot het scherm met je muis (rek het iets groter).
  3. → Er verschijnt dan een extra kolom: ‘KB’.
  4. In deze kolom zie je of de kas-naar-bankboeking vóór of na het tellen is gedaan:
  5. KB = 0 → Er is eerst geboekt van kas naar bank, daarna is de kas geteld.
  6. KB = 1 → De kas is eerst geteld, daarna is er geboekt van kas naar bank.
  7. Controleer of dit klopt met jouw werkwijze:
  1. Als deze waarde bij jou altijd op 0 hoort te staan, maar ergens anders op 1,
  2. klik dan dubbel op de regel waar de fout zit en zet het vinkje bij ‘KB’ uit (naar 0).
  3. Als bij eerdere boekingen altijd 1 staat, zet dan het vinkje bij ‘KB’ aan.
  1. Het systeem past het kastotaal automatisch aan en het verschil verdwijnt.

#

🛠️ Oplossing 2: Controleer de betaaldatum van contante facturen of bonnen #

Soms ontstaat het verschil in het kastotaal niet door de ‘KB’-instelling, maar doordat een bon of factuur die contant is betaald, op een verkeerde datum is geboekt.
De betaaldatum moet overeenkomen met de dag waarop het geld daadwerkelijk in of uit de kas is gegaan. Je kunt dit controleren via een export naar Excel of OpenOffice.

⚠️ Belangrijk voordat je begint:
Om deze export uit te voeren moet je Microsoft Excel of OpenOffice Calc op je computer hebben geïnstalleerd.

Gebruik je OpenOffice?
Ga dan eerst in de software naar Instellingen > Constanten 2 en vink daar OpenOffice aan. Anders werkt de export niet correct.

Zo controleer je de betaaldatum via een export: #

  1. Ga naar het menu Omzet
  1. Kies bovenin een ruim datumgebied
    → Bij voorkeur een kwartaal, zodat je een zo volledig mogelijk overzicht hebt

→ De betaaldatum kan namelijk sterk afwijken van de factuurdatum

  1. Rechtsonderin klik je op ‘Export bonnen’
  1. In het nieuwe venster klik je rechtsonder op ‘Toevoegen’ om een nieuwe export aan te maken
  1. Klik linksonder op ‘Standaard selectie’

→ De meest gebruikte velden worden dan automatisch ingevuld

    1. Geef linksboven een naam aan de export, bijvoorbeeld: Export betaaldatum
    1. Ga naar het tabblad ‘Velden’
    2. Zoek naar het veld ‘Betaaldatum’
    3. Geef het een vrij kolomnummer (bijvoorbeeld 8)
    1. Klik op ‘OK’
    1. Klik linksonder op ‘Exporteren’
      Kies of je het wilt exporteren naar Excel of OpenOffice, afhankelijk van wat op jouw computer beschikbaar is

    1. Nu verschijnt er een Excel-bestand. Hierin kunt u controleren of er afwijkingen zijn, bijvoorbeeld een betaaldatum die op de verkeerde dag staat.

    Wat te doen bij een afwijking:

    1. Noteer het factuurnummer van de betreffende bon.
    2. Ga in de software naar Bonnen (F11).
    3. Zoek de bon op en klik rechtsboven op Betaling.
    4. Pas hier de betaaldatum aan naar de juiste datum.
    5. Zo zorgt u ervoor dat alle transacties correct worden weergegeven in uw administratie.

    Veelgestelde vragen #

    Wat betekent ‘KB’?
    De ‘KB’-kolom toont of de kas-naar-bankboeking is gedaan vóór (0) of ná (1) het tellen van de kas.