Via het kassavenster (F10) kunt u cadeaubonnen verwerken.
Deze functie vindt u onder de knop “Korting e.d.” of “Extra’s”.
Er zijn twee opties beschikbaar:
1. Uitgifte cadeaubon
Gebruik de knop “Uitgifte cadeaubon” wanneer u een cadeaubon verkoopt.
- Klik op de knop.
- Voer de waarde (het bedrag) van de cadeaubon in.
- De klant betaalt het bedrag (contant of per pin).
Hoe wordt dit in de omzet verwerkt?
Bij de uitgifte van een cadeaubon wordt de omzet direct geboekt.
De verkoop van de cadeaubon telt dus mee in uw dagomzet, omdat u op dat moment de cadeaubon verkoopt.
Kort gezegd:
De verkoop van een cadeaubon verhoogt direct uw omzet in ESPOS.
2. Inname cadeaubon
Gebruik de knop “Inname cadeaubon” wanneer een klant een cadeaubon gebruikt om te betalen.
- Klik op de knop.
- Voer de waarde van de cadeaubon in.
- Het bedrag wordt in mindering gebracht op het totaalbedrag van de kassabon.
Hoe wordt dit in de omzet verwerkt?
Bij het inleveren van een cadeaubon wordt geen nieuwe omzet geboekt.
De betaling met een cadeaubon wordt op de kassabon in mindering gebracht, waardoor het totaal te betalen bedrag wordt verlaagd.
Kort gezegd:
Bij inname van een cadeaubon wordt deze behandeld als een betaalmiddel op de bon.
De cadeaubon verlaagt het te betalen totaalbedrag en daarmee de omzet op de bon.
⚠️ Let op: De wijze waarop cadeaubonnen fiscaal verwerkt moeten worden, kan afhankelijk zijn van uw specifieke situatie. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen verschillende soorten cadeaubonnen. Raadpleeg daarom altijd uw boekhouder of de Belastingdienst om zeker te zijn dat de btw en omzet op de juiste manier worden verwerkt. ESPOS biedt alleen de technische mogelijkheid om cadeaubonnen te registreren, maar is niet verantwoordelijk voor de fiscale verwerking daarvan.
Extra uitleg en tips
De cadeaubon zelf wordt in ESPOS niet opgeslagen als voorraadartikel en er is geen automatische controle op geldigheid of resterend saldo.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Er zijn verschillende manieren om met cadeaubonnen te werken.
De meest voorkomende methode is het gebruik van cadeaubonnen of cadeaukaarten (fysiek of digitaal) waarop uw logo en een bedrag staan vermeld.
Voorbeeld van werkwijze:
- U geeft de cadeaubon uit aan de klant en slaat deze aan via de knop “Uitgifte cadeaubon” in de kassa (F10).
- Wanneer de klant later terugkomt om de cadeaubon te besteden, kiest u in de kassa voor “Inname cadeaubon”.
- De cadeaubon wordt fysiek ingenomen (of digitaal als gebruikt gemarkeerd), zodat deze niet opnieuw kan worden gebruikt.
Op deze manier behoudt u handmatig controle over de uitgegeven en ingenomen cadeaubonnen.
Cadeaubon als artikel in de kassa
Het is ook mogelijk om cadeaubonnen als artikel in ESPOS aan te maken.
Bijvoorbeeld: u maakt een artikel aan met de naam Cadeaubon €25.
Werkwijze:
- Zet de voorraad op 1.
- Wanneer de cadeaubon wordt verkocht, gaat de voorraad automatisch naar 0.
- U kunt instellen dat het artikel daarna automatisch als ‘oud’ wordt gemarkeerd, zodat het niet meer zichtbaar is in de voorraadlijst en niet nogmaals kan worden afgerekend.
💡 Dit stelt u in via Instellingen → Artikelgroepen.
Vink bij de betreffende artikelgroep aan:
“Als de voorraad van 1 naar 0 gaat, artikel op oud zetten.”
Deze methode biedt een eenvoudige manier om het gebruik van cadeaubonnen beter te monitoren en te beperken tot eenmalige uitgifte.
Tips
- Gebruik een barcodescanner om cadeaubonnen snel en foutloos af te rekenen.
- Bewaar ingenomen cadeaubonnen of noteer de unieke code (bij digitale bonnen) om te voorkomen dat ze per ongeluk opnieuw worden uitgegeven.